MyCat Vám zajistí všechny potřebné nástroje pro splnění náležitostí dle GDPR.
- Hlídání uplynutí doby, po kterou máte právo evidovat osobní údaje.
- PDF výpis údajů, které o dané osobě či instituci evidujete.
- Možnost anonymizace údajů osoby/instituce, a to ať už po ukončení práva na jejich uchování, tak v případě žádosti ze strany evidované instituce/osoby
- Zabezpečení dat pomocí šifrované komunikace
- Spolupráce se zpracovatelem, který pracuje s údaji v souladu s GDPR.
Zásady ochrany osobních údajů společnosti HN Consulting Brno s. r. o.
inspirované nařízením EU 2016/679 General Data Protection Regulation („GDPR“)
HN Consulting Brno s.r.o.
IČ: 28787251
sídlem Dukelských bojovníků 3292/134, 671 81 Znojmo
zapsaná u Krajského soudu v Brně, oddíl C, vložka 75233
Kontaktní email: info@mycat.cz
Role v oblasti správy a zpracování osobních údajů
Jsme správci osobních údajů, které získáváme o Vás v rámci našeho vzájemného obchodního vztahu. Zdrojem těchto údajů jste vy, případně tzv. veřejně dostupné zdroje, zejména veřejné rejstříky.
Zároveň vystupujeme v roli zpracovatele osobních údajů, které vy spravujete v rámci své činnosti a které evidujete v informačním systému MyCat, jehož jsme provozovateli.
Na druhé straně figurujete vy, naši klienti, využívající pro evidenci agendy, spojené s provozováním jazykové školy, popř. překladatelské agentury, jste v našem vztahu především v roli správce, který nám svěřuje osobní údaje svých zákazníků a dodavatelů.
Ať v roli správce nebo v roli zpracovatele přistupujeme k ochraně osobních údajů podle stejných principů, které jsou shrnuty v tomto dokumentu. Ke všem našim klientům přistupujeme v oblasti ochrany osobních údajů stejně, bez jakýchkoli rozdílů.
Účely zpracování osobních údajů
Osobní údaje, které nám o sobě poskytujete, využíváme k tomu, abychom s Vámi mohli uzavřít smlouvu, a je-li mezi námi smlouva již uzavřena, pak je využíváme, abychom ji mohli plnit.
Dále spravujeme a zpracováváme osobní údaje nezbytné pro splnění zákonných závazků, které nám předepisují obecně platné právní předpisy (např. zákoník práce, daňové a účetní předpisy).
Osobní údaje, které evidujeme v roli zpracovatele, tedy údaje, které ukládáte v informačním systému MyCat vy o svých klientech, studentech, lektorech, překladatelích, tlumočnících a zaměstnancích, jsou zpracovávány za účelem plnění našeho smluvního vztahu.
Seznam evidovaných osobních údajů a jejich rozsah
v roli správce
Abychom Vám mohli poskytovat naše služby, potřebujeme o vás evidovat tyto osobní údaje:
- jméno a příjmení (obchodní firmu)
- adresu (sídlo společnosti)
- identifikační číslo (případně daňové identifikační číslo jste-li plátcem DPH)
- kontaktní údaje typu e-mail a telefonní číslo
V žádném případě neshromažďujeme ani nezpracováváme citlivé osobní údaje, které nejsou
nezbytné pro splnění našich závazků, např. údaje o politickém nebo náboženském
přesvědčení, rase, sexuální orientaci apod.
Seznam evidovaných osobních údajů a jejich rozsah
v roli zpracovatele
Osobní údaje vašich klientů, studentů, lektorů, překladatelů a zaměstnanců, které evidujete v informačním systému MyCat, a které zpracováváme v roli zpracovatele, jsou tyto:
titul, jméno a příjmení
datum narození
telefonní číslo a emailová adresa
trvalé bydliště, korespondenční adresa a fakturační údaje
IČ, DIČ, Informace z obchodního rejstříku
Informace o jazykových dovednostech a průběhu studia studentů:
informace o jazykové úrovni
historie studia studentů
hodnocení výsledků studia
informace o docházce v jednotlivých kurzech
slovní hodnocení
docházka studentů
národnost
hodinové a úkolové sazby lektorů, tlumočníků a překladatelů
historie poskytnutých a vyúčtovaných služeb správcem jeho klientovi
historii obchodní komunikace
údaje prokazující kompetenci dodavatelů (např. doklad o vzdělání, jazyková úroveň, speciální dovednosti)
výsledky hospitací
Odpovědnost za zpracování osobních údajů v souladu s právními přepisy
Údaje, které jsou v informačním systému evidovány, musí být zpracovávány v souladu s obecně závaznými právními předpisy. Odpovědnost za oprávněnost zpracovávání osobních údajů nese správce, tedy jazyková škola, či překladatelská agentura.
Právní základ pro zpracování osobních údajů
Právním základem pro správu a zpracování osobních údajů o Vás, jakožto našich klientech, pro účely uzavření a plnění smlouvy je základem zejména smlouva.
Jakmile bude smlouva vzájemně splněna, musíme Vaše osobní údaje archivovat po dobu,
kterou určují příslušné právní předpisy. Zde je právním důvodem zpracování splnění právní
povinnosti.
Je-li mezi námi a Vámi již existující vztah, na jehož základě jsme oprávněni Vám zasílat marketingová sdělení, tak je právním základem pro zpracování Vašich osobních údajů náš
oprávněný zájem.
Doba uchování osobních údajů
Vaše osobní údaje budeme uchovávat po celou dobu, kdy budeme plnit naši vzájemnou
smlouvu. Po skončení smluvního vztahu budeme Vaše osobní údaje uchovávat vždy pouze po dobu nutnou pro splnění nezbytné archivační povinnosti podle právních předpisů (těmito předpisy jsou např. zákon o účetnictví, zákon o dani z přidané hodnoty, zákon o archivnictví a evidenci).
Osobní údaje, které zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu, budou uchovávány nejdéle po dobu 5 let. Začátek běhu této lhůty začíná dnem, kdy jsme vzájemně uzavřeli smlouvu.
Způsob uchovávání osobních údajů
Osobní údaje, které o Vás evidujeme, spravujeme v maximální možné míře v elektronické podobě, uložené na serveru s omezeným přístupem. K těmto osobním údajům mají přístup pouze jednatelé a pověření pracovníci naší společnosti.
Na základě Vašeho požadavku Vám obratem zajistíme soupis všech osobních údajů, které o Vás evidujeme.
Údaje, které pro vás zpracováváme v roli zpracovatele, jsou uloženy na vzdáleném serveru společnosti Web4U. Veškerý přenos dat probíhá šifrovaně pomocí SSL certifikátu RapidSSL.
Vaše práva v souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů
Máte právo na:
a) přístup k osobním údajům – na základě Vaší žádosti Vám musíme sdělit, zda zpracováváme, nebo nezpracováváme Vaše osobní údaje. V případě, že je zpracováváme, pak máte právo na to, abychom Vám sdělili:
i. za jakým účelem Vaše údaje zpracováváme,
ii. v jakém rozsahu jsou tyto údaje zpracovávány,
iii. jak dlouho budou uchovávány,
iv. komu budou zpřístupněny,
v. zda můžete podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů.
b) přesnost – pokud se domníváte, že zpracováváme Vaše nesprávné (nepřesné) osobní
údaje, pak máte právo na jejich opravu. V případě, že takovou nepřesnost ve svých osobních údajích zjistíte, dejte nám to na vědomí na e-mailové adrese: info@mycat.cz a my bez zbytečného odkladu provedeme nápravu.
c) výmaz – Vaše osobní údaje vymažeme pokud:
i. je už nepotřebujeme.
nebo
ii. odpadnou všechny právní důvody takového zpracování.
nebo
iii. vznesete námitky proti zpracování a nejsou dány převažující oprávněné důvody pro pokračování ve zpracování.
nebo
iv. nám takovou povinnost ukládá právní předpis.
d) vznést námitku – máte právo vznést námitku proti přímému marketingu na základě
našeho oprávněného zájmu. Zpracování Vašich osobních údajů pro potřeby přímého
marketingu na základě oprávněného zájmu bude okamžitě ukončeno.
e) na omezení zpracování – Vaše osobní údaje budeme uchovávat v režimu omezeného
zpracování, a to po dobu, dokud nevyřešíme nesrovnalosti ohledně zpracování Vašich
osobních údajů.
Pro uplatnění Vašich práv nás prosím kontaktujte na e-mailové adrese info@mycat.cz
Komu mohou být Vaše osobní údaje předány
Vaše osobní údaje mohou být předávány tomuto okruhu osob:
poskytovatelé právních, daňových a účetních služeb
poskytovatelé technických řešení (zejména provozovatelé cloudových služeb, informačního systému a webhostingu).
Našim zpracovatelům jsou Vaše osobní údaje předávány vždy na základě zpracovatelské smlouvy a v souladu s minimálním požadovaným standardem ochrany osobních údajů, které GDPR požaduje.
Kam se můžete obrátit máte-li dojem, že Vaše osobní údaje nejsou zpracovávány v souladu
s právními předpisy?
Pokud se domníváte, že jsou Vaše osobní údaje zpracovávány v rozporu s příslušnými právními předpisy, sdělte nám prosím tuto skutečnost na e-mailové adrese info@mycat.cz a vše společně vyřešíme.
Pokud bychom se na něčem přeci jen neshodli, máte možnost podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů. Podrobnosti naleznete zde - https://www.uoou.cz/.
Další důležité informace
V případě poskytování našich služeb osobám mladším 16 let, zpracováváme osobní údaje dětí pouze se souhlasem jejich zákonného zástupce, v rozsahu nezbytném pro plnění smluvního vztahu a na základě našeho oprávněného zájmu.
Prohlášení jednatelů a pověřených pracovníků společnosti
HN Consulting Brno s. r. o.
Jednatelé, zaměstnanci a případně další pověření pracovníci naší společnosti považují výše uvedené principy nejen za závazné, ale vzhledem k obsahu naší vzájemné spolupráce za vámi oprávněně a přirozeně očekávatelné. I z tohoto důvodu pokládáme tyto principy za minimum, které bude v denní praxi přirozeně a očekávatelně překonáváno.
Tyto Zásady ochrany osobních údajů jsou účinné od: 25. 5. 2018